Cara Membuat Surat ke Banyak Penerima (Mail Merge) Word

Bagi seorang yang bekerja di bagian administrasi, mungkin pernah membuat surat yang isinya sama namun dikirim ke banyak orang atau instansi yang berbeda-beda. Misalnya membuat surat penawaran produk, lalu surat tersebut akan dikirim ke 100 perusahaan, apakah kita akan mengcopy atau menyalin lalu mengedit surat (mengubah alamat, nomor surat, dll) sebanyak 100 kali? Tentu TIDAK karena cara tersebut akan memakan waktu yang sangat lama. Jadi bagaimna solusinya? 

Nah, solusinya yaitu menggunkan fitur Mail Merge atau Surat Massal. Fitur ini tersedia pada Microsoft Word 2003 sampai dengan versi terbaru saat ini. Dengan fitur ini, kita cukup membuat satu surat, sedangkan data-data (tujuan/alamat penerima dan nomor surat) akan diisi secara otomatis.

Sebelum melangkah lebih jauh, kita memerlukan Data Source/Sumber Data untuk data-data yang akan muncul secara otomatis. Terdapat dua cara untuk membuat Data Source, yaitu melalui Type a New List pada fitur Mailings atau membuatnya di Ms. Excel. Berikut cara membuat Data Source:

1. Type a New List: 
1. Pada Menu Mailing --> pilih Select Recepiebts --> Type a New List
2. Kemudian akan muncul dialog New Address List. 
   
3. Selanjutnya edit field (dengan menambah atau menghapus field yang tidak dibutuhkan) atau ubah judul tabel agar lebih mudah.
4. Isi tabel. 
   
5. Setelah selesai, klik OK dan tentukan tempat menyimpan file yang mudah diingat dan akan tersimpan dengan format .mdb
2. Data Source Ms. Excel
1. Buat judul kolom sesuai kebutuhan
2. Masukkan data
   
3. Save dengan format .xlsx

Jadi tentu silahkan pilih cara mana yang lebih mudah untuk membuat data source.

Selanjutnya, perhatikan contoh penggunaan fitur Mail Merge berikut ini:

Cara Membuat Surat ke Banyak Penerima (Mail Merge) Word

1. Buat Master Surat atau surat yang sudah lengkap tanpa nomor surat, alamat penerima, atau data lain yang bersifat tidak tetap. Contoh (Garis biru tersebut merupakan letak data yang akan muncul secara otomatis atau tidak di edit secara manual)
   
2. Selanjutnya pada Menu Mailings --> pilih Start Mail Merge --> klik Letters
3. Kemudian untuk memasukkan data nomor dan alamat yang dikosongkan tadi, klik Select Recipients dan pilih Use an Existing List (dengan asumsi kita telah membuat Data Source sebelumnya). Apabila belum tersedia, cukup scroll ke atas dan ikuti cara membuat data source dengan Type a New List di atas.
4. Kemudian letakkan kursor pada posisi yang sesuai kemudian pilih Insert Merge Field dan pilih field yang sesuai pula. (Perhatikan posisi kursor dan nama field)
   
5. Setelah memasukkan semua field, tampilannya seperti berikut:
   
6. Untuk menampilkan data field tersebut, pada Menu Mailing --> klik Preview Result.
   
7. Langkah terakhir pilih Finish & Merge --> Print Document.

Itulah cara membuat surat ke banyak penerima atau mail merge word, jika ada yang kurang dipahami, silakan bertanya pada kolom komentar di bawah. Terakhir, semoga tutorial tersebut bermanfaat bagi teman-teman dan jangan lupa berbagi pengetahuan